Przetwarzanie faktur bez ręcznej pracy
Systemy, które czytają, klasyfikują i rejestrują dokumenty - zanim ktokolwiek zdąży otworzyć skrzynkę pocztową.
Wzorzec, który opisują po kilku miesiącach współpracy
"Przestaliśmy szukać faktur w mailach"
Przed wdrożeniem dokumenty przychodziły z czterech różnych skrzynek. Teraz trafiają do jednego miejsca i są już opisane.
Renata Kwiecień, dyrektor
finansowy
"Błędy w numerach NIP przestały być problemem"
System wychwytuje niezgodności zanim dokument trafi do rejestru. Korekty zajmują teraz minuty, nie godziny.
"Wiedza o kosztach jest teraz bieżąca"
Raporty kosztowe, które wcześniej powstawały na koniec miesiąca, teraz są dostępne każdego dnia roboczego.
Co zmienia się po wdrożeniu
Automatyzacja obiegu faktur nie jest jednorazowym projektem. Efekty pojawiają się stopniowo i kumulują się przez kolejne miesiące.
Najczęściej opisywana zmiana to nie oszczędność czasu - lecz to, że decyzje zaczynają opierać się na danych, które wcześniej powstawały z tygodniowym opóźnieniem.
Czas rejestracji dokumentu
Dokument przychodzący e-mailem jest odczytywany i wstępnie zakwalifikowany w ciągu kilku sekund od wpłynięcia.
Weryfikacja danych kontrahenta
NIP, nazwa i numer rachunku są sprawdzane automatycznie przed zatwierdzeniem dokumentu do wypłaty.
Widoczność kosztów w czasie rzeczywistym
Koszty operacyjne są widoczne w systemie bez czekania na zamknięcie okresu rozliczeniowego.
Ścieżka akceptacji
Faktury wymagające zatwierdzenia trafiają do właściwej osoby automatycznie - bez ręcznego przekazywania.
Potwierdzenia kompetencji i przynależności branżowej
Certyfikaty i partnerstwa, które sygnalizują poziom merytoryczny - nie zastępują doświadczenia, ale go potwierdzają.
ISO 27001 - bezpieczeństwo danych
Procesy przetwarzania dokumentów spełniają wymagania normy dotyczącej ochrony informacji.
Partner technologiczny - ERP
Integracje z wiodącymi systemami ERP stosowanymi przez firmy produkcyjne i handlowe w Polsce.
Członek Śląskiej Izby Gospodarczej
Aktywna obecność w lokalnym środowisku biznesowym od momentu założenia firmy.
Zgodność z KSeF
Wdrożenia uwzględniają wymagania Krajowego Systemu e-Faktur obowiązujące w Polsce.
Skala i powtarzalność wyników
Liczby poniżej nie są wynikiem jednego wdrożenia. Każda z nich to suma zdarzeń powtórzonych u wielu klientów w różnych branżach.
Powtarzalność jest ważniejsza niż rekordowy wynik. Jeśli rozwiązanie działa tylko raz, nie jest rozwiązaniem - jest przypadkiem.
wdrożeń przeprowadzonych łącznie - od małych firm usługowych po zakłady produkcyjne z rozbudowaną strukturą kosztów
branż, w których system był wdrożony i działa bez dedykowanej obsługi technicznej po stronie klienta
dokumentów przetworzonych automatycznie w ciągu ostatnich 24 miesięcy u aktywnych klientów
Konkretne sytuacje, które zostały rozwiązane
Trzy przypadki z różnych branż - opisane tak, jak wyglądały przed i po wdrożeniu.
Firma z 1200 fakturami miesięcznie i trzema osobami w dziale
Każdy dokument był przepisywany ręcznie do arkusza, a błędy w danych kontrahentów wykrywano dopiero przy płatności. Po wdrożeniu dział zmniejszył czas pracy nad dokumentami o ponad połowę, a liczba korekt spadła do kilku w miesiącu.
Podwykonawca z fakturami w czterech formatach jednocześnie
PDF, skan, XML i papier - wszystkie trafiały do jednej osoby, która ręcznie je sortowała. System ujednolicił odczyt wszystkich formatów i skierował dokumenty do właściwych projektów bez interwencji.
Dla kogo ta współpraca ma sens
Nie każda firma jest gotowa na automatyzację w tym samym momencie. Poniżej - sytuacje, w których klienci zgłaszali się do nas.
Firma, która podwoiła liczbę klientów w rok
Dział finansowy nie nadążał za wzrostem. Faktury czekały w kolejce, terminy płatności się przesuwały. Automatyzacja weszła jako odpowiedź na konkretny przeciążony punkt w procesie.
Organizacja, która traciła wiedzę przy każdej zmianie pracownika
Każda nowa osoba w dziale musiała uczyć się ręcznych procedur od nowa. System przejął powtarzalne czynności, zostawiając ludziom decyzje, nie przepisywanie danych.
Przedsiębiorstwo przygotowujące się do KSeF
Zmiana przepisów wymusiła przegląd procesów. Wdrożenie automatyzacji stało się przy okazji okazją do oczyszczenia całego obiegu dokumentów, nie tylko dostosowania do nowego formatu.
Zarząd, który nie wiedział, ile firma wydaje w danym tygodniu
Dane kosztowe były dostępne z opóźnieniem. Po wdrożeniu raporty zaczęły powstawać automatycznie - bez czekania na zamknięcie miesiąca przez dział księgowości.