Jak wygląda start współpracy z Moveluo
Automatyzacja przetwarzania faktur wymaga kilku konkretnych kroków przed uruchomieniem. Poniżej znajdziesz opis całego procesu - od pierwszego kontaktu do pełnej integracji z systemem.
Czas wdrożenia: zazwyczaj 2–4 tygodnie
Cztery etapy wdrożenia
Każdy klient przechodzi przez ten sam ustrukturyzowany proces - bez skrótów, które później generują problemy.
Rozmowa diagnostyczna
Omawiamy aktualny przepływ faktur: skąd trafiają, w jakim formacie, kto je zatwierdza i gdzie pojawiają się błędy. Bez tej rozmowy konfiguracja byłaby zgadywaniem.
Analiza dokumentów
Przesyłasz próbkę faktur - minimum 30 dokumentów z różnych źródeł. Sprawdzamy strukturę danych, jakość skanów i wyjątki, które wymagają ręcznej obsługi.
Konfiguracja i testy
Ustawiamy reguły ekstrakcji, mapowanie pól i progi akceptacji. Następnie testujemy na rzeczywistych dokumentach i korygujemy wyniki przed uruchomieniem produkcyjnym.
Uruchomienie i monitoring
Przez pierwsze dwa tygodnie po starcie monitorujemy każdą przetwarzaną fakturę. Reagujemy na anomalie zanim zdążą wpłynąć na Twoje rozliczenia.
Czego potrzebujemy od Ciebie
Wdrożenie nie wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej po Twojej stronie - ale kilka rzeczy musi być gotowych.
- Dostęp do systemu ERP lub księgowego (np. Comarch, Symfonia, SAP) - tylko do odczytu na etapie analizy
- Próbka faktur w formacie PDF lub JPG - minimum 30 dokumentów reprezentujących typowe przypadki
- Lista pól, które muszą być wyodrębniane: numer faktury, NIP, kwoty, daty, pozycje
- Osoba kontaktowa po stronie klienta odpowiedzialna za zatwierdzanie konfiguracji
- Opis wyjątków - faktury korygujące, zaliczkowe, w walutach obcych
Integracje techniczne
Obsługujemy API REST, SFTP, e-mail oraz bezpośrednie połączenia z bazami danych. Jeśli Twój system eksportuje dane w jakimkolwiek ustrukturyzowanym formacie - zazwyczaj możemy się z nim połączyć.
W przypadku starszych systemów bez API pracujemy z eksportem plików CSV lub XML ustawianym po stronie klienta. Ocena możliwości integracji zajmuje nam zwykle jeden dzień roboczy.
Skontaktuj się przed pierwszą fakturą
Rozmowa diagnostyczna trwa około 45 minut i nie zobowiązuje do niczego. Warto ją przeprowadzić zanim zdecydujesz - pozwala ocenić, czy Twoje dokumenty nadają się do automatyzacji bez kosztownych dostosowań.
Działamy lokalnie z Katowic, ale wdrożenia realizujemy zdalnie dla klientów z całej Polski.